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论工程档案管理中的合同控制

时间:2015-12-01 14:07 文章来源:http://www.lunwenbuluo.com 作者:苏泳雯 点击次数:

  摘 要:合同管理是联系建设单位和参建单位的重要纽带,它约束签约双方的行为,使签约双方按合同条款办事,履行相应的义务,享受合同规定的权利。通过合同控制,能够促进工程档案管理的健康发展,保证项目按合约实施。主要介绍了项目管理的相关概念,分析了工程档案管理中存在的问题,并提出了解决措施。

  关键词:档案;管理;合同;控制;工程

  随着我国市场经济的不断发展,合同控制在档案管理中发挥着越来越重要的作用。合同无论是在工程项目前期核准、调研、绘制施工图时,还是在工程建造施工时,抑或在竣工验收时,都起着重要的保障作用,贯穿整个工程。档案管理工作是一项重要的管理项目,只有加强了档案管理,工程才能有序健康运行。

  1 档案管理中存在的问题

  1.1 对档案管理工作的重要性认识不够

  我国在工程建设中普遍存在这样一个问题:把工程建设放在关键地位,忽视了档案管理工作。在工程建设中,相关单位通常都会把重点放在控制工程的投资、提升工程进度和工作质量上,而忽视了对档案资料的收集、整理、编制工作。

  1.2 合同条款混乱,资料整理归档不合理

  现阶段在我国工程建设中,工程合同条款存在缺陷,往往注重工期、安全、质量等一些工程建设问题,对资料的归档整理规定较少,这样极易导致移交档案时出现相互扯皮、推诿的情况。

  1.3 档案没有和工程付款、结算联系到一起

  在许多工程建设中,工程建设款项都采用直接支付的方式,并不需要经过档案管理部门审核,这样会导致档案管理资料的缺失和混乱。

  1.4 档案管理质量低下

  一些工程受到一定因素的影响和制约,不能及时收集、整理资料。当工程竣工后,靠施工人员回忆相关细节入档,这种不同步的档案管理方法使档案缺乏准确性和完整性。此外,一些档案管理人员的素质较低,缺少相关档案管理专业知识,对档案的编制程序不熟悉,这也是档案质量较低的一个重要原因。

  2 合同控制的作用

  合同控制是一种典型的前端控制,它是在公平、诚实信用、等价有偿的基础上签订的,以法律为保护伞,当事人要履行合同范围内的权利义务。首先,合同控制有利于保障重点项目档案资料的真实可靠、完整有效。重点工程往往都具有结构相对较复杂、周期较长、专业性较强的特点,而工程负责人大多对档案管理缺乏控制,因此,档案质量较差。在大工程建设中,应该加强对档案管理工作的合同控制,规范档案管理工作的格式、材料顺序归类等。其次,进行合同控制可以极大地提高档案的内在质量和文件材料的有效性、真实性,但分类是否科学会影响档案的质量。通过合同控制,使档案的规整管理工作更具科学性、规范性。最后,合同控制有利于优化工作人员工作的相关流程,提高工作质量。合同控制在一定程度上等同于前期指导,通过合同的形式来提高档案质量,使档案工作人员及时将相关材料入档。在市场经济条件下,通过合同关系建立起来不同市场主体之间的关系,来保障当事人双方按照合同办事,对市场经济的健康发展是十分有意义的。

  3 实现档案控制的途径

  3.1 严格合同签署程序

  在制订合同时,当事人要把档案管理作为一项重要内容列入合同条款中,并对档案管理中双方的职责、档案标准等一系列有关事项做出明确规定,必要时可采用经济制裁的方法来规范档案管理。采用定期和不定期检查的方式了解档案管理的执行情况,可根据实际中合同执行的具体问题采取有效措施解决。首先,合同中必须有档案的明确要求。当事人签订有关项目设计、施工和管理合同时,一定要根据项目的具体情况签订档案管理编订要求,明确双方责任条款,对当事人提交资料的时间和类型做出具体规定,以免当事人误交、少交或迟交档案资料。其次,要预留档案保证金,预留款项数额要根据项目的具体情况而定,在现阶段我国建设项目的档案保证金大约为合同款项的10%.通过预留档案保证金,将档案管理和工程建设联系起来,对当事人双方形成一种约束力。最后,合同的签署要召开相关会议,并严格相关程序。

  3.2 重视合同重要性,维护合同完整有效

  合同既是事前控制,也是事中控制,订立一份合同对工程档案的管理是十分有效的。合同要清晰完整,合同中要有人员控制,建立档案管理人员,并将工作任务具体到人,合理分配档案管理工作的相关问题。首先,提高档案管理人员的素质和专业水平,有利于档案更加完整清晰。其次,通过建立合同,对档案管理工作进行环节控制。在施工前,可以先制订档案工作验收计划表,并分阶段对档案管理的工作成效进行检查。对相关档案管理工作要进行具体定额,合理分配档案工作事项。最后,合同中要明确规定档案移交环节的相关内容,以免发生误交和延交现象。合同控制是最有效的一种控制方法,控制项目活动的方法、过程,才能保证对整个项目的有效控制。通过活动控制,能够以最少的投入获得最大的收益,对合同订立双方都是极具意义的。

  3.3 合同执行过程要强化档案管理

  工程资料的有效性和真实性是工程档案完整无误的重要保障,因此要严格管理档案资料的收集、整理和编制工作。档案部门应重视对合同执行的管理,对档案的编制进行指导,并对相关人员进行培训,促进有关单位及时完成档案编制工作。

  3.3.1 对档案编制人员进行培训

  人事档案编制的关键是充分发挥相关工作人员的主观能动性,档案编制人员的素质对档案编制质量有着决定性作用。档案编制的相关部门要分别在工程开工前和工程执行中,对档案工作管理人员和编制人员进行培训,在合同中明确各方面档案编制工作的责任,合理分配档案工作任务。

  3.3.2 开展定期和不定期的检查和指导工作

  档案管理部门应该及时了解各单位档案情况,并进行指导、检查和督导。档案管理部门通过到工程一线实地考察收集相关资料,对各单位的档案编制工作中遇到的新问题、新情况进行研究,并提出具有针对性的解决方案和整改措施,促进档案编制工作的合理运行。


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