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档案信息化管理中计算机技术的重要性

时间:2013-08-21 09:22 文章来源:http://www.lunwenbuluo.com 作者:董继伟 点击次数:

  一、前言

  从古至今,档案管理的品目很多、很杂。如果仅仅局限于书简之类的存储方式,不仅需要大量空间,并要做好清晰地索引,就算这样,如果我们想要调出某些档案资料也要耗掉大量的时间和人力。计算机中有许多存储单元,用以记忆信息。内部记忆能力,是电子计算机和其他计算工具的一个重要区别。由于具有内部记忆信息的能力,在运算过程中就可以不必每次都从外部去取数据,而只需事先将数据输入到内部的存储单元中,运算时即可直接从存储单元中获得数据,从而大大提高了运算速度。

  二、计算机应用于档案管理的优越性

  1、利用计算机进行档案管理信息存储量大

  由于人们工作、学习及其它活动的日益增强,生成了大量的行政文件、技术资料以及图纸、图片和音像资料,随之而来的是档案入库数量的剧增,一张普通的光盘可存储几千万的文字信息,这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入。

  2、利用计算机进行档案管理,能使档案查询及检索高效、快捷、准确

  由于档案利用率越来越高,各单位的管理层急需信息进行决策,各职能部门也需要相关的档案进行借鉴,期刊论文发表这就需要档案管理部门准确、快速的提供档案信息及资料。如果采用原始的档案管理方法,会出现档案查找费时、查找准确率不高的现象。档案的计算机管理有利于提高档案信息的深层加工能力,变馆藏为信息市场,实现了档案信息的深层次开发的快捷、高效传递。

  3、利用计算机进行档案管理,使档案的修改、补充、输出、复制工作更加灵活方便

  今天,以计算机管理为代表的现代化管理手段已非常广泛和深入地渗透到各行各业。档案储藏主要由文字、图纸、图片、音像带等构成,传统地管理方法会因为温度、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量,而数字化管理可极大解除这些隐患的困扰。

  三、利用计算机管理档案面临的主要问题

  1、档案电子化管理基础工作薄弱

  这主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施是指实施档案电子化管理的计算机等工具。由于相关硬件设备的配置需要较大的经费投入,这就导致了设备配置紧张。硬件设备的不完善,直接影响到纸质档案的转换、加工处理、整理分析等工作,导致快捷高效的电子化管理工作无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。规范不统一,增加了档案整理、归档的难度,不利于电子档案的保管、传递和调阅。

  2、电子文件档案信息安全问题日益突出

  随着全球化、信息化和网络化时代的到来,使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。网络传播中黑客、病毒、木马等不安全因素,使得档案信息遭到破坏、更改、泄露现象时有发生。

  3、档案管理业务人员水平有待提高

  作为一名合格的档案信息化管理工作者,不仅要掌握计算机理论知识和应用技能,熟练使用各种办公工具,还应具备对档案信息的加工、提炼能力,把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求。

  四、计算机在档案信息化管理中的重要性

  1、是社会和经济发展的必然选择

  随着全球经济和社会一体化进程的加快,信息成为影响经济发展、社会进步、企业生存最重要的因素之一。因此,我们要重视计算机技术在档案管理中的应用,加快档案管理的信息化建设,提高信息收集、储存、管理和利用的速度和效率,并实现档案资源信息共享,这是社会和经济发展的必然选择。

  2、是档案管理事业发展的必然趋势

  档案管理作为一门基础性事业,在我国社会主义现代化建设中发挥着十分重要的作用,有着举足轻重的地位。将计算机技术应用到档案管理工作中,加快档案管理信息化建设,是档案管理事业本身发展的必然趋势。面对全球资讯大爆炸的新形势,档案管理工作人员必须要改变传统的工作模式,调整档案工作的方法、手段和结构,将计算机技术应用到档案管理的各个方面,实现档案信息处理数字化和档案管理模式数字化。

  3、是树立信息化档案管理理念的需求

  计算机技术在档案管理中的应用,不仅为档案信息化管理提供了技术保障和物质支持,也为树立信息化档案管理理念提供了精神支持。首先,要想实现档案信息化管理,就需要树立信息化意识和数字化思维。通过计算机技术的引入与应用,提高档案管理工作人员对计算机技术在档案管理中应用的重要性的认识,培养他们运用计算机技术分析问题、解决问题的能力,使计算机技术成为档案管理工作的重要工具和手段,促进档案信息化管理目标的实现。其次,要想实现档案计算机管理,相关工作人员就需要不断提高自身的计算机水平和档案管理水平,推动计算机技术与档案管理工作的完美融合,进而实现档案信息化管理。

  4、是提高工作效率,节约资源的必然要求

  传统档案管理工作,主要是利用人工对档案实体进行收集、整理、保存和利用,需要消耗的人力、物力较大,且工作进程缓慢,已经无法适应人们越来越快的生活和工作节奏,更跟不上经济飞速发展的步伐。通过计算机技术在档案管理中的应用,大大提高了档案的储存量,提高了档案信息的利用效率和频率,促进档案信息转化为实际生产力,有利于节约自然资源、人力资源和社会资源。

  5、是现代化办公模式的需求

  计算机已经渗透到社会的各个领域,电子商务等现代化的办公形式开始盛行,并逐渐取代了传统的以纸张为介质传递信息的办公模式。人们开始利用计算机和网络技术从事书信往来、资讯交流、信息存储、档案查找等活动,并将这些活动过程记录下来,形成电子档案。随着电子档案存储内容的增多,人们利用计算机技术进行信息的收集、整理、利用成为必然。

  6、是扩宽服务领域,提高服务质量的需求

  在社会主义市场经济体制不断完善、改革开放不断深化的时代背景下,档案管理要想取得更快的发展,也需要与时俱进,不断丰富服务内容、扩宽服务领域、提高服务质量,满足人们日益多样化的需求。因此,要利用计算机技术,扩大档案资源的容量、细化信息资源分类、方便用户的查询、实现信息的共享,使档案管理由封闭、被动、单一的服务层次,向开放、主动、全面的层次靠拢,保证档案资料的正确性、完整性和系统性,为更多的人提供更好的服务。充分发挥计算机技术的优势,加快档案信息化管理的进程,为用户提供主动、便捷、高效的服务,实现档案管理的社会效益和经济效益。

  结论

  计算机技术在档案管理工作中的应用推动着公司档案信息化建设的不断发展。随着时代的进步,技术创新水平的不断提高,一个与时俱进的现代化企业,其档案管理工作必将通过计算机技术提升整体业务水平,提高着工作效率与效果、降低人力需求。在档案用户的需求越来越多元化的今天,传统的档案管理模式已经无法满足用户的需求发展,更加无法适应科技进步、经济发展的速度。我们必须重视计算机技术在档案管理中的应用,加强档案管理信息化建设,提高档案管理的正确性、全面性、灵活性和广泛性,实现对档案管理的科学管理和技术开发,推动档案管理工作的进步与发展。

  【参考文献】

  [1]杨二瑾.电子信息时代的档案管理工作[J].办公室业务,2011,(9).

  [2]刘淑敏.浅谈目前档案管理存在的问题及建议[J].内蒙古科技与经济,2011,(17).

  [3]尤小菊.浅谈如何做好档案管理工作[J].中华民居,2011,(8).

  [4]高波.谈如何实现档案管理现代化的问题[J].现代营销,2011,(9).

 


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